Este año las empresas se han encontrado con una nueva obligación respecto a la presentación de las cuentas anuales; la presentación de la famosa Hoja Covid. Ello ha acarreado las dudas que este tipo de cambios suelen comportar: ¿está mi sociedad obligada a presentar la Hoja Covid? ¿desde cuándo debe observarse esta obligación? ¿qué pasa si estando obligada a ello la sociedad no presenta la Hoja Covid?
- Obligación de presentar el formulario
La presentación de la Hoja Covid es una obligación introducida por la Orden JUS/794/2021, de 22 de julio, por la que se aprueban los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación.
Están obligadas a presentar este formulario, junto con otras obligaciones introducidas por la citada orden, aquellas sociedades que depositasen sus cuentas en el Registro Mercantil con posterioridad a la entrada en vigor de la Orden.
- Entrada en vigor
Este aspecto ha resultado ser muy controvertido.
Por un lado, la publicación de esta orden fue inesperada y además se dio poco margen a las empresas para que reaccionaran ya que se publicó en el BOE el 26 de julio de 2021 y entró en vigor el día 27 de julio. Así las cosas, faltaban 3 días para que expirara el plazo legal para depositar cuentas, y para entonces, muchas de ellas ya habían formulado y aprobado las mismas.
Además, los distintos Registros Mercantiles tienen criterios dispares a la hora de exigir la Hoja Covid. Por una parte, nos encontramos con algunos Registro Mercantiles como los de Alicante, Valencia o Castellón que permiten la presentación de los antiguos modelos de cuentas anuales para todas aquellas presentaciones realizadas antes de las 24 horas del día 26 de julio. Ello significaría que tampoco sería precisa la Hoja Covid.
Por otro lado, nos encontraríamos con otros como los de Palma de Gran Canaria, Barcelona o Madrid, en los que se permite la presentación de las cuentas anuales sin la Hoja Covid antes de la hora de cierre al público del propio Registro del día 26 de julio. A partir de esta hora, ya se entendería que las cuentas han sido presentadas el día posterior, incluso de forma telemática, por lo que debe presentarse la Hoja Covid.
- Consecuencias del incumplimiento
Los criterios respecto a este punto también varían en función del Registro Mercantil al que se le formule la consulta.
Una posición que mantienen algunos Registros Mercantiles es que la presentación de las cuentas anuales sin la Hoja Covid no impedirá su depósito, pero ello ocasionará que se lleve a cabo junto con el depósito de las cuentas una advertencia conforme se ha incumplido esta obligación. El Registro Mercantil de Madrid y el de Barcelona han optado por seguir este criterio.
Sin embargo, son desconocidas otras consecuencias que podría conllevar el incumplimiento de la obligación. La falta de depósito de las cuentas anuales conlleva el cierre de la hoja registral de la sociedad – con lo que la sociedad no puede inscribir actos como cambios estatutarios, apoderamientos generales, etc. – y, en su caso, la aplicación de una sanción; no obstante, lo cierto es que varios registros permiten el depósito de las cuentas anuales sin la Hoja Covid, con lo que las consecuencias indicadas no parece que vayan a ser aplicadas.
Por otro lado, nos encontramos con el criterio de otros Registros Mercantiles, como los de Las Palmas de Gran Canaria, Valencia o Alicante, según los cuales la presentación de las cuentas anuales sin la Hoja Covid conllevaría la calificación defectuosa de la inscripción.
Las consecuencias de este criterio son mucho más claras: las cuentas deben ser subsanadas mediante la presentación de la Hoja Covid, porque de lo contrario se tendrá como no depositadas, con el cierre de la hoja y posible sanción.
Teniendo en cuenta que se trata de una obligación tan sobrevenida, casi sorpresiva, de la que no se saben realmente cuáles van a ser las consecuencias y los criterios interpretativos han resultado tan sumamente dispares, desde BPV recomendamos su cumplimiento ya que no deja de ser una obligación de los administradores y su observancia una muestra de la diligencia en el cargo que ostentan.
